Ligne Directrice - Dépôt de documents

TABLE DES MATIÈRES

 

LIGNE DIRECTRICE - DÉPÔT DE DOCUMENTS

  1. Aux termes de l’article 12 des Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur, les parties doivent déposer leurs documents par voie électronique.
  2. Les documents déposés par voie électronique constituent les originaux.
  3. Le Tribunal accepte que les documents soient déposés selon les méthodes suivantes (en ordre de préférence) :
  1. Lorsque vous déposez des documents par voie électronique, vous êtes tenu de respecter les consignes ci-dessous (p. ex. identification du document, format, taille maximale du fichier).
  2. Le Tribunal peut, s’il considère que cela est justifié, permettre sur demande que des documents soient déposés en version papier uniquement.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le greffier en composant le 613‑993‑3595.

CONSIGNES POUR LE DÉPÔT DE DOCUMENTS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

Identification des documents

Les documents déposés par voie électronique doivent comporter les indications suivantes :

  • Numéro du dossier – Nom de la partie – Objet – Désignation de confidentialité

Numéro du dossier : si vous ne détenez pas le numéro du dossier, ne tenez pas compte de cette consigne

Nom de la partie : nom du participant ou de l’entreprise

Objet : nature du document

Désignation de confidentialité : chaque document doit comporter une des mentions suivantes ayant trait à la confidentialité : (« PUBLIC »), (« PROTÉGÉ ») ou (« CONFIDENTIEL »).

Exemples d’identification de documents :

  • NQ-2018-001 – Entreprise ABC – Déclaration de témoin – PROTÉGÉ 
  • AP-2018-001 – Entreprise ABC – Mémoire de l’intimé – PUBLIC
  • Entreprise ABC – Avis d’appel – PUBLIC
  • Entreprise ABC – Formulaire de plainte, marché public – PUBLIC

Format des documents

Le Tribunal demande à ce que les documents soient déposés en format PDF (Portable Document Format).

Les documents Word et Excel convertis en format PDF contiennent en règle générale beaucoup moins de mégaoctets qu’un document PDF numérisé. De plus, les recherches effectuées dans des documents PDF convertis de documents Word ou Excel sont plus efficaces que celles effectuées dans des documents PDF numérisés.

Nota : Certains caractères spéciaux utilisés dans des documents Word ne se convertissent pas bien en format PDF. Le processus de conversion en format PDF peut avoir une incidence sur la pagination ainsi que sur les caractères spéciaux. Les parties sont responsables de la fidélité des documents qu’elles déposent. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section « Conversion en format PDF– Instructions additionnelles » ci-dessous.

Les documents doivent être convertis en format PDF avant d’être déposés par voie électronique* auprès du Tribunal. Lorsque possible, les documents PDF doivent être créés directement à partir d’un fichier (Word, Excel, PowerPoint ou de tout autre fichier compatible Microsoft Office Suite). Les documents papier doivent être numérisés pour les convertir en format PDF consultable par mot-clé.

*Les questionnaires du Tribunal doivent être déposés en format Excel.

Il existe divers programmes de conversion en format PDF (comme Adobe), y compris des programmes gratuits. Plusieurs traitements de texte, tableurs et diaporamas ont des fonctions intégrées qui vous permettent de créer/télécharger/exporter/sauvegarder un document en format PDF.

Un document qui n’excède pas les limites indiquées dans la section « Taille maximale du fichier pour transmission électronique » ci-dessous ne doit pas être séparé en de multiples documents. Des onglets et des signets, par exemple, peuvent être utilisés pour identifier chaque section dans un ordre logique. Les pièces jointes accompagnant les dépôts doivent être démarquées par une page blanche ou un onglet précédent chaque pièce jointe. Les pages blanches ou les onglets doivent être correctement identifiés/marqués.

Conversion en format PDF– Instructions additionnelles

Police de caractères

La conversion en format PDF ne prend en charge que l’alphabet latin et l’alphabet cyrillique. Les documents en d’autres alphabets doivent être numérisés. La vérification des caractères spéciaux s’impose pour s’assurer qu’ils n’ont pas été modifiés au cours du processus.

Fichiers incorporés

Aucun fichier ne doit être incorporé au document PDF. Cela comprend tous les commentaires (notes, texte surligné, signature numérique, fichiers incorporés, sons incorporés ou autres multimédias), la fonction « Forms », la fonction JavaScript, les liens externes, les adresses Web et les fichiers image.

Propriétés du document

Aucune propriété ne doit être incorporée au document PDF qui pourrait restreindre ou empêcher le Tribunal de visionner, imprimer ou faire une recherche dans les documents. Le niveau de sécurité du document PDF doit être réglé à « aucun » et ne pas comporter de mot de passe.

Pagination

La pagination doit être consécutive.

Format

Idéalement, chaque page d’un document déposé par voie électronique devrait être d’un format papier à lettre (8,5 pouces sur 11 pouces lorsque le Tribunal les imprime). D’autres formats sont aussi acceptables (8,5 pouces sur 14 pouces par exemple).

Confidentialité

Dans la version confidentielle d’un document, tous les renseignements confidentiels doivent être indiqués en les surlignant, par des caractères gras ou en les mettant entre crochets.

Les renseignements confidentiels doivent être entièrement supprimés de la version non confidentielle du même document lors de la transmission électronique. Il n’est pas suffisant de simplement masquer ou cacher les renseignements confidentiels, ils doivent être supprimés.

Les documents confidentiels doivent avoir une étampe « PROTÉGÉ » dans le coin inférieur droit de chaque page. L’étampe doit être de taille 18 Arial et doit être en caractère gras.

Documents numérisés

Bien que le Tribunal préfère que les documents PDF déposés par voie électronique aient été convertis directement du document original, cela n’est pas toujours pratique ni faisable. Si vous devez numériser un document, veuillez le faire de la façon suivante :

  • Résolution – minimum 300 dpi
  • Taille – résolution 1:1 (même taille que l’original) ou
  • Format – choisissez le bon format de papier
  • OCR (Optical Character Recognition Process) – créez un document PDF consultable par mot-clé
    • À cette fin, utilisez la fonction « paper capture » d’Adobe Acrobat ou l’équivalent dans d’autres logiciels.
      Nota : Vous avez peut-être un autre logiciel qu’Adobe Acrobat. Consultez votre personnel de soutien technique ou votre fournisseur de logiciels si vous avez besoin d’aide.
  • Compression – doit être réglée à « standard »
  • Images/Photos – la qualité de l’image doit être réglée à « standard »
  • Assurance de la qualité :
    • Assurez-vous qu’il ne manque aucune page.
    • Assurez-vous qu’aucun détail ne manque, des virgules de fraction par exemple.
    • Assurez-vous de la fidélité du document et que la numérisation n’a pas créé de marques.
    • Faites une recherche rapide dans le document par mots-clés pour vous assurer que la fonction recherche est fonctionnelle.

Taille maximale du fichier pour transmission électronique

Les documents déposés via le service sécurisé de dépôt électronique du Tribunal (sa préférence) sont téléchargés à une vitesse d’environ 5 mégaoctets la minute au moyen d’une connexion haut débit. Par conséquent, un document de 15 mégaoctets (environ 400 pages) prendra au moins 3 minutes à être téléchargé selon votre connexion Internet. Consultez le tableau ci-dessous pour la durée approximative des téléchargements.

Veuillez noter que la durée d’un téléchargement par rapport au nombre de pages est approximative. Plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur la durée d’un téléchargement, comme le format de conversion en PDF et la résolution d’un document numérisé ou si celui-ci est en couleurs ou en noir et blanc.

Durée du téléchargement (approximative)

Taille (mégaoctets)

Nombre de pages

Durée

5

125

>1 minute

10

250

>2 minutes

25

600

5 minutes

50

1 130

10 minutes

100

1 600

22 minutes

150

2 475

30 minutes

Type de documentation

Statut

Date de publication

Le Lundi 13 Février 2017

Date de modification

Le Lundi 30 Avril 2018