Dépôt de documents

Le présent avis de pratiques a trait au dépôt de documents en vertu de l’article 12 des Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur

Afin de réduire les frais liés au dépôt de documents et d’améliorer l’accès à la justice des parties, le Tribunal avise par la présente qu’il modifie l’article 12 par application de l’article 6 comme suit :

  1. Prenant effet immédiatement, les parties déposerons leurs documents en utilisant l’un des moyens de transmission électronique suivants (par ordre de préférence) :
    • service de dépôt électronique sécurisé, disponible à l’adresse https://apps.citt-tcce.gc.ca/ sftapp/CITT/html/transfer_f.html;
    • courriel à l’adresse tcce-citt@tribunal.gc.ca si vous acceptez les risques qui y sont associés et que vous déposez des renseignements qui vous appartiennent ou qui appartiennent à votre entreprise seulement;
    • support numérique (p. ex. CD, DVD ou clé USB) envoyé au greffier, Secrétariat du Tribunal canadien du commerce extérieur, 15e étage, 333, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1A 0G7. 
    • Pour les dépôts électroniques, veuillez consulter les exigences techniques ci-bas (p. ex. format, taille maximale d’un fichier).
  2. En plus des dépôts électroniques, les parties doivent déposer des copies papier comme suit :
    • Dans le cadre des enquêtes sur les marchés publics (PR), 3 copies du Rapport de l’institution fédérale et des commentaires en réponse à ce rapport doivent être déposées, mais aucune copie des plaintes.
    • Dans le cadre des appels en matière de douanes et d’accise et ayant trait à la Loi sur les mesures spéciales d’importation (AP, EA), 3 copies des mémoires, des commentaires en réponse, des documents additionnels et des rapports d’expert doivent être déposées, mais aucune copie des avis d’appel ou des documents déposés dans le cadre d’une procédure de prolongation de délai (EP).
    • Dans le cadre des réexamens intermédiaires (RD), 3 copies des mémoires, des dépositions de témoin, des documents à l’appui, des mémoires en réponse, des commentaires et des commentaires en réponse doivent être déposées, mais aucune copie des demandes pour un réexamen intermédiaire.
    • Dans le cadre des enquêtes préliminaires de dommage (PI), des enquêtes d’intérêt public (PB), des enquêtes de sauvegarde et des enquêtes sur des questions économiques et tarifaires (GS, GC, MN), 4 copies des mémoires, des dépositions de témoin, des documents à l’appui, des mémoires en réponse, des commentaires et des commentaires en réponse doivent être déposées, mais aucune copie des demandes pour une enquête d’intérêt public, des demandes d’exclusion ou des demandes de renseignement.
    • Dans le cadre des enquêtes de dommage (NQ) et des examens relatifs à l’expiration (RR), 5 copies des mémoires, des dépositions de témoin, des documents à l’appui, des mémoires en réponse, des commentaires et des commentaires en réponse doivent être déposées, mais aucune copie des demandes d’exclusion ou des demandes de renseignement.
    • Aucune copie papier n’est requise dans dans le cadre des procédures d’expiration (LE).
  3. Les documents électroniques constituent les documents originaux aux fins des procédures du Tribunal.
  4. Le Tribunal peut sur demande, s’il considère que cela est justifié dans les circonstances, permettre le dépôt de copies papier uniquement.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le greffier en composant le 613-993-3595

 


Exigences techniques pour les dépôts électroniques

Format des documents

Le Tribunal demande à ce que les documents soient déposés en format PDF (Portable Document Format).

Les documents Word et Excel convertis en format PDF contiennent en règle générale beaucoup moins de mégaoctets qu’un document PDF numérisé. De plus, les recherches effectuées dans des documents PDF convertis de documents Word ou Excel sont plus efficaces que celles effectuées dans des documents PDF numérisés.

Ce format a été choisi parce qu’il permet de retenir la pagination du document original, la mise en page et la police de caractères peu importe l’ordinateur utilisé pour visualiser ou imprimer le document.

Nota : Certains caractères spéciaux utilisés dans des documents Word ne se convertissent pas bien en format PDF. Le processus de conversion en format PDF peut avoir une incidence sur la pagination ainsi que sur les caractères spéciaux. Les parties sont responsables de la fidélité des documents qu’elles déposent. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section « Conversion en format PDF– Instructions additionnelles » ci-dessous.

Les documents doivent être convertis en format PDF avant d’être déposés par voie électronique* auprès du Tribunal. Lorsque possible, les documents PDF doivent être créés directement à partir d’un fichier (Word, Excel, PowerPoint ou de tout autre fichier compatible Microsoft Office Suite). Les documents papier doivent être numérisés pour les convertir en format PDF consultable par mot-clé.

*Les questionnaires du Tribunal doivent être déposés en format Excel et PDF.

Il existe divers programmes de conversion en format PDF (comme Adobe), y compris des programmes gratuits. Plusieurs traitements de texte, tableurs et diaporamas ont des fonctions intégrées qui vous permettent de créer/télécharger/exporter/sauvegarder un document en format PDF.

Un document qui n’excède pas les limites indiquées dans la section « Taille maximale du fichier pour transmission électronique » ci-dessous ne doit pas être séparé en de multiples documents. Des onglets et des signets, par exemple, peuvent être utilisés pour identifier chaque section dans un ordre logique. Les pièces jointes accompagnant les versions papier et les versions électroniques doivent être démarquées par une page blanche ou un onglet précédent chaque pièce jointe. Les pages blanches ou les onglets doivent être correctement identifiés/marqués.

Conversion en format PDF– Instructions additionnelles

Police de caractères

La conversion en format PDF ne prend en charge que l’alphabet latin et l’alphabet cyrillique. Les documents en d’autres alphabets doivent être numérisés. La vérification des caractères spéciaux s’impose pour s’assurer qu’ils n’ont pas été modifiés au cours du processus.

Fichiers incorporés

Aucun fichier ne doit être incorporé au document PDF que vous désirez transmettre électroniquement. Cela comprend tous les commentaires (notes, texte surligné, signature numérique, fichiers incorporés, sons incorporés ou autres multimédias), la fonction « Forms », la fonction JavaScript, les liens externes, les adresses Web et les fichiers image.

Propriétés du document

Aucune propriété ne doit être incorporée au document PDF qui pourrait restreindre ou empêcher le Tribunal de visionner, imprimer ou faire une recherche dans les documents. Le niveau de sécurité du document PDF doit être réglé à « aucun » et ne pas comporter de mot de passe.

Pagination

La pagination des versions papier et électronique doit être identique.

Format

Idéalement, chaque page d’un document déposé par voie électronique devrait être d’un format papier à lettre (8,5 pouces sur 11 pouces lorsque le Tribunal les imprime). D’autres formats sont aussi acceptables (8,5 pouces sur 14 pouces par exemple).

Confidentialité

Dans la version confidentielle d’un document, tous les renseignements confidentiels doivent être indiqués en les surlignant, par des caractères gras ou en les mettant entre crochets.

Les renseignements confidentiels doivent être entièrement supprimés de la version non confidentielle du même document lors de la transmission électronique. Il n’est pas suffisant de simplement masquer ou cacher les renseignements confidentiels, ils doivent être supprimés.

Les documents confidentiels doivent avoir une étampe « PROTÉGÉ » dans le coin inférieur droit de chaque page. L’étampe doit être de taille 18 Arial et doit être en caractère gras.

Documents numérisés

Bien que le Tribunal préfère que les documents PDF déposés par voie électronique aient été convertis directement du document original, cela n’est pas toujours pratique ni faisable. Si vous devez numériser un document, veuillez le faire de la façon suivante :

  • Résolution – minimum 300 dpi
  • Taille – résolution 1:1 (même taille que l’original) ou
  • Format – choisissez le bon format de papier
  • OCR (Optical Character Recognition Process) – créez un document PDF consultable par mot-clé
  • À cette fin, utilisez la fonction « paper capture » d’Adobe Acrobat ou l’équivalent dans d’autres logiciels.

Nota : Vous avez peut-être un autre logiciel qu’Adobe Acrobat. Consultez votre personnel de soutien technique ou votre fournisseur de logiciels si vous avez besoin d’aide.

  • Compression – doit être réglée à « standard »
  • Images/Photos – la qualité de l’image doit être réglée à « standard »
  • Assurance de la qualité :
    • Assurez-vous qu’il ne manque aucune page.
    • Assurez-vous qu’aucun détail ne manque, des virgules de fraction par exemple.
    • Assurez-vous de la fidélité du document et que la numérisation n’a pas créé de marques qui ne sont pas présentes dans l’original.
    • Faites une recherche rapide dans le document par mots-clés pour vous assurer que la fonction recherche est fonctionnelle.

Taille maximale du fichier pour transmission électronique

Les documents déposés via le service sécurisé de dépôt électronique du Tribunal (sa préférence) sont téléchargés à une vitesse d’environ 5 mégaoctets la minute au moyen d’une connexion haut débit. Par conséquent, un document de 15 mégaoctets (environ 400 pages) prendra au moins 3 minutes à être téléchargé selon votre connexion Internet. Consultez le tableau ci-dessous pour la durée approximative des téléchargements.

Veuillez noter que la durée d’un téléchargement par rapport au nombre de pages est approximative. Plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur la durée d’un téléchargement, comme le format de conversion en PDF et la résolution d’un document numérisé ou si celui-ci est en couleurs ou en noir et blanc.

Durée du téléchargement (approximative)

Taille (mégaoctets)

Nombre de pages

Durée

5

125

>1 minute

10

250

>2 minutes

25

600

5 minutes

50

1 130

10 minutes

100

1 600

22 minutes

150

2 475

30 minutes

 

Le service sécurisé de dépôt électronique du Tribunal peut traiter jusqu’à 10 fichiers d’un maximum de 250 mégaoctets par transmission. Par conséquent le nombre de mégaoctets par document ne peut excéder 250. Veuillez communiquer avec le greffier au (613) 993-3595 pour obtenir de plus amples renseignements ou des instructions supplémentaires.

Un document de plus de 250 mégaoctets peut être déposé sur support DVD ou clé USB. Plus d’un document peut être transmis à la fois en autant que la taille de l’ensemble des documents n’excède pas 250 mégaoctets.

Type de documentation

Statut

Date de publication

Le Lundi 13 Février 2017

Date de modification

Le Vendredi 6 Octobre 2017