1.0 Introduction
1.1 La Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur autorise le Tribunal canadien du commerce extérieur à accorder le remboursement des frais dans une procédure de plainte portant sur un marché public. Plus précisément, le Tribunal peut accorder :
- au plaignant le remboursement de ses frais raisonnables entraînés par la préparation d’une réponse à un appel d’offres relativement à un contrat spécifique;
- à une partie les frais relatifs à toute procédure de plainte dont il doit disposer — même provisionnels — et ces frais sont laissés à l' appréciation du Tribunal et peuvent être fixés ou taxés;
1.2 Le Tribunal et tout agent de taxation nommé par le Tribunal se conformeront aux présentes lignes directrices lorsqu'une indemnisation est accordée. Cependant, chaque cas sera étudié séparément; le but des présentes lignes directrices n'est pas de remplacer, de limiter ou d'altérer le pouvoir discrétionnaire du Tribunal ou de tout agent de taxation nommé par le Tribunal lors de l'attribution, de l'autorisation ou de la taxation des montants de frais.
2.0 Principes directeurs
2.1 Les présentes lignes directrices visent l'application des principes suivants :
- Les frais sont généralement accordés à la partie ayant gain de cause, que ce soit le plaignant ou l’institution gouvernementale.
- Les frais accordés représentent normalement une indemnisation partielle.
- Les frais accordés ne sont pas censés être une source de profits pour le requérant.
- Les processus de liquidation et de taxation doivent être efficients, transparents et équitables envers toutes les parties.
3.0 Frais de préparation de la soumission
3.1 Généralités
3.1.1 Un requérant peut recouvrer les frais de préparation d’une soumission que le Tribunal estime raisonnables.
3.2 Procédure
3.2.1 À l’appui de sa réclamation concernant ses frais de préparation d’une soumission, le requérant doit déposer les documents ci-dessous auprès du Tribunal dans les 30 jours suivant la date à laquelle il a été avisé qu’il a droit à un remboursement des frais entraînés par la préparation d’une soumission :
- un compte rendu sommaire décrivant le travail effectué afin de préparer la soumission;
- une liste complète et détaillée des frais engagés, accompagnée de pièces justificatives, pouvant inclure des documents tels que des feuilles de temps, des dossiers comptables ou d’autres documents nécessaires pour appuyer la réclamation, ladite liste devant être préparée en tenant compte de l’annexe des présentes lignes directrices.
3.2.2 Le Tribunal peut demander des documents ou des exposés complémentaires en preuve du bien-fondé d’une réclamation.
3.2.3 Dès réception d’une telle réclamation aux termes de l’alinéa 3.2.1 et de tout autre document ou exposé complémentaire, le Tribunal doit en faire parvenir une copie à l’intimé.
Dans les 20 jours suivant la réception d’une réclamation et de documents ou exposés complémentaires, l’intimé doit déposer sa réponse, le cas échéant, auprès du Tribunal, qui en fait immédiatement parvenir une copie au requérant.
3.2.5 À moins qu’il n’ait besoin d’information complémentaire, le Tribunal avise les parties, dans les plus brefs délais suivant la réception de l’exposé de l’intimé, de la nature et du montant des frais adjugés.
3.3 Liquidation — Généralités
3.3.1 Les frais de préparation d’une soumission sont les frais directs et indirects engagés par un requérant pour préparer une soumission pour le contrat spécifique qui a fait l’objet de la plainte et peuvent comprendre :
- les frais techniques engagés spécifiquement en rapport avec la préparation de la soumission, y compris les études de définition des systèmes et des concepts, et l’élaboration des données d’ingénierie et d’ingénierie de production;
- les frais administratifs engagés en rapport avec la préparation des documents de soumission technique et avec les travaux techniques et non techniques de préparation et de publication de données sur les coûts et d’autres données administratives nécessaires pour étayer la soumission du plaignant.
3.3.2 Tous les frais de préparation de la soumission inclus dans la demande, qu’ils soient directs ou indirects, doivent être corroborés par des pièces justificatives. Des copies des factures, reçus, feuilles de temps et autres documents destinés à appuyer une réclamation doivent être soumises lors du dépôt de la demande.
3.3.3 Lorsqu’une demande de remboursement des frais de préparation de la soumission est présentée par un requérant dont les pratiques comptables consistent normalement à imputer ce type de coûts directement aux contrats, ces frais peuvent être acceptés comme frais directs aux fins de la demande.
3.3.4 Un plaignant dont les pratiques normales consistent à comptabiliser les frais de préparation d’une soumission en tant que coûts indirects est autorisé à les convertir en frais directs aux fins de sa demande.
3.4 Frais directs
3.4.1 Les catégories de frais directs pouvant être accordés sont les suivantes :
- Coût du matériel : Le coût du matériel qui peut être spécifiquement défini et mesuré comme ayant servi dans le cadre de la préparation de la soumission et qui est défini et mesuré comme tel dans le système de comptabilité du prix de revient du plaignant;
- Coût de main-d’œuvre : La partie des salaires ou des traitements bruts qui peuvent être spécifiquement définis et mesurés comme ayant été engagés pour du travail effectué dans le cadre de la préparation de la soumission et qui sont définis et mesurés comme tels dans le système de comptabilité du prix de revient du plaignant;
- Autres coûts : Les frais directs autres que le coût du matériel ou de la main-d’œuvre, mais qui peuvent être spécifiquement définis et mesurés comme ayant été engagés en rapport avec la préparation de la soumission et qui sont définis et mesurés comme tels dans le système de comptabilité du prix de revient du plaignant.
3.5 Frais indirects
3.5.1 Les frais indirects sont ceux qui ont été engagés en rapport avec la préparation de la soumission et peuvent inclure :
- les frais généraux et administratifs, y compris la rémunération des cadres de direction et des dirigeants, les traitements et salaires des employés de bureau et les dépenses, telles que les frais de papeterie et de fournitures de bureau ou de timbres ainsi que les autres dépenses nécessaires à l’administration et à la gestion;
- les cotisations au Régime de pensions du Canada, au Régime d’assurance-chômage et à des programmes tels que des régimes privés de retraite, d’assurance-maladie et d’autres avantages sociaux (uniquement la part du plaignant);
- les frais pour les services qui sont des dépenses de nature générale, par exemple pour l’électricité ou le chauffage, et les dépenses afférentes au fonctionnement et à l’entretien des actifs et des installations;
- les frais fixes ou périodiques qui sont des coûts récurrents tels que l’impôt foncier, les loyers et une dotation raisonnable à l’amortissement;
- les matériaux et fournitures indirects;
- la main-d’œuvre indirecte.
3.6 Attribution de frais indirects
3.6.1 Le montant de tous les frais indirects réclamés doit être établi proportionnellement au travail consacré à la préparation de la soumission. Pour évaluer le bien-fondé d’un montant inclus dans la réclamation, le Tribunal tient compte de tous les facteurs pertinents, y compris le travail effectué par le requérant pour préparer la soumission ainsi que la taille ou l’importance de la soumission, en termes financiers ou autres, par rapport à l’ensemble de l’activité du requérant.
3.6.2 Les montants inclus dans la réclamation sous forme de frais directs, que ce soit pour des salaires, du matériel ou d’autres dépenses, ne doivent pas être inclus à titre de frais indirects; de tels montants doivent être comptabilisés spécifiquement et, au besoin, soustraits de tout montant inclus dans la réclamation sous forme de frais indirects.
3.7 Frais non admissibles
3.7.1 Les frais ci-dessous sont non admissibles aux fins de toute réclamation des frais de préparation d’une soumission :
- frais de représentation;
- amendes et pénalités;
- fonds de prévoyance;
- pertes subies dans d’autres contrats;
- pertes sur les investissements, mauvaises créances et dépenses de recouvrement;
- impôts fédéral et provincial sur le revenu, surtaxes et dépenses spéciales afférentes;
- frais juridiques, comptables et de consultation liés à une restructuration financière, à l’émission de valeurs mobilières et d’actions, à l’obtention de brevets et de licences et à d’autres poursuites engagées contre la Couronne;
- provisions pour les intérêts sur des capitaux investis, des obligations, des débentures, des prêts bancaires ou autres ainsi que pour les frais financiers et les escomptes à l’émission d’obligations;
- amortissement de la plus-value non réalisée d’actifs;
- amortissement d’actifs payés par la Couronne;
- dépenses et amortissement d’installations excédentaires.
3.8 Profits
3.8.1 Aucun profit ne doit être inclus, sous toute forme, dans une demande de remboursement des frais de préparation de la soumission.
4.0 Frais du litige
4.1 Description du système du tarif fixe
4.1.1 Afin d’établir les frais relatifs à toute procédure de plainte, chaque plainte sera classée selon trois degrés de complexité possibles, en se fondant sur la complexité du marché public, la complexité de la plainte et la complexité de la procédure. L'annexe donne des renseignements additionnels et des exemples de la méthode prévue pour évaluer la complexité.
4.1.2 L'indemnisation de frais est un tarif fixe1 qui tient compte de tous les frais, y compris des services de représentation et des débours. Les montants associés à chaque degré de complexité sont les suivants :
| Système du tarif fixe | |||
|---|---|---|---|
| Degré de complexité | 1 | 2 | 3 |
| Tarif fixe tout compris | 1 150 $ | 2 750 $ | 4 700 $ |
Ces tarifs sont entrés en vigueur le 1er juin 2014.
4.2 Procédure de recours au système du tarif fixe
4.2.1 Lorsque le Tribunal rendra une décision, il accordera des frais, le cas échéant, et donnera une indication provisoire du degré de complexité et du montant d'indemnisation.
4.2.2 Les parties qui estiment que l'indication provisoire n'est pas appropriée peuvent présenter des observations sur la complexité de l'affaire, le montant du tarif fixe ou la raison qui justifie une dérogation aux lignes directrices.
4.2.3 Les parties devront présenter lesdites observations dans les 10 jours ouvrables de la date de la décision et auront 5 jours ouvrables pour présenter des observations en réponse à celles des autres parties.
4.2.4 Si aucune partie ne présente des observations sur les frais, le Tribunal confirmera son indication provisoire au moyen d’une ordonnance de frais.
4.2.5 Si une ou plusieurs parties présentent des observations, le Tribunal en prendra note, demandera des renseignements supplémentaires, le cas échéant, et rendra ensuite l’ordonnance de frais qu’il considère comme appropriée.
Annexe — Évaluation du degré de complexité
Le Tribunal a établi, en fonction de son expérience, trois degrés de complexité pour le classement des plaintes en se fondant sur les critères suivants : la complexité du marché public, la complexité de la plainte et la complexité de la procédure.
Degré 1
Complexité du marché public
- Le marché de marchandises comprenait quelques articles courants ou quelques articles définis simplement.
- Le marché de services comprenait des services personnels fournis par une partie ou des services courants fournis par plus d'une partie.
- Complexité de la plainte
- La question en litige était simple et consistait à résoudre un point technique mineur avant l'évaluation des propositions.
- La question en litige était une évaluation fondée sur une liste simple de caractéristiques faciles à mesurer qui déterminaient la réussite ou l'échec.
Complexité de la procédure
- Il n’y a eu aucun avis de requête et il y a eu peu d’intervenants.
- Le délai de 90 jours a été respecté.
- Aucune audience publique n’a eu lieu.
Degré 2
Complexité du marché public
Le marché de marchandises visait plusieurs articles disponibles sur le marché ou quelques articles complexes qui comprenaient peut-être un élément de services lié à l’installation et à l’entretien.
Le marché de services visait une étude ou un projet de service défini, ou un projet relativement non défini, tel que l’entretien lors de défaillances ou le soutien, au fur et à mesure des besoins.
Complexité de la plainte
- La question en litige était plus complexe; par exemple, l’affaire comportait des spécifications ambiguës et trop restrictives.
- La question en litige était une évaluation fondée sur une combinaison d’exigences obligatoires et cotées.
- La question en litige relevait de plus d’un accord commercial, d’une façon quelque peu différente.
Complexité de la procédure
- Il y a eu un avis de requête et quelques intervenants.
- Quelques exposés mineurs au-delà de la portée de la procédure normale ont dû être étudiés.
- Aucune audience publique n’a eu lieu.
Degré 3
Complexité du marché public
- Le marché de marchandises visait un article, un système ou une installation complexe, qui comprenait peut-être un élément de service lié à l’installation ou à l’entretien.
- Le marché de services visait une étude ou un projet de services non défini.
- Le marché visait un projet de construction comportant plusieurs sous-traitants.
Complexité de la plainte
- La question en litige était complexe et comprenait plusieurs éléments d’une spécification censément ambiguë et trop restrictive.
- La question en litige était une évaluation fondée sur une grille d’évaluation importante qui comprenait une combinaison d’exigences obligatoires et cotées.
- Il y avait plusieurs questions en litige liées à divers processus exigés.
- Certaines questions portaient sur les différences entre les accords commerciaux applicables.
Complexité de la procédure
- Il y a eu plus d’un avis de requête et plusieurs intervenants.
- On a permis aux parties de présenter des renseignements supplémentaires au-delà de la portée de la procédure normale.
- Le procédé a exigé le recours au délai de 135 jours.
- Une audience publique a peut-être eu lieu.